Justification des financements publics et européens
Un seul plan analytique, et chaque financeur reçoit sa justification à l’euro près
Cleventia relie vos écritures comptables à vos opérations cofinancées, applique vos clés de répartition documentées, fait signer les états de temps passé et produit le dossier de contrôle de service fait, pièce par pièce.
240 000 € HTSur une opération type de ce coût total éligible, chacune des lignes déclarées porte son numéro, sa pièce rattachée et la clé de répartition qui la justifie.
Revue de ventilation analytique avant dépôt du bilan d’opération
Ce que le contrôle demande vraiment
Dix-huit mois plus tard, il faut prouver chaque euro
Le contrôle de service fait ne vérifie pas votre bonne foi, il vérifie vos pièces. Entre la dépense engagée et la visite du service instructeur, il s’écoule couramment dix-huit mois, parfois davantage. Ce qui n’a pas été tracé au moment de l’écriture ne se reconstitue plus, il se justifie mal.
Charge directe non affectée
Un grand livre qui n’a jamais été conçu pour cela
Votre comptabilité générale enregistre des charges par nature. Le bilan d’exécution, lui, réclame des dépenses par opération, par poste du plan de financement et par période d’éligibilité. Entre les deux, il manque un plan analytique tenu au fil de l’eau.
La reconstitution a posteriori se fait ligne à ligne, sur un tableur, sans journal des modifications. Une facture d’assurance annuelle payée en janvier, une prime versée en décembre, un contrat aidé arrivé en cours d’exercice : chaque cas se retranche du temps disponible.
Clé non documentée, correction applicable
La clé de répartition sans note de méthode
Répartir 42 % du salaire d’une chargée de mission sur une opération cofinancée n’est pas contestable en soi. Ce qui l’est, c’est un pourcentage posé sans base écrite, sans date, sans lien avec un état de temps passé signé par le salarié et son responsable hiérarchique.
Le résultat est connu : la dépense est écartée, la correction s’applique au taux d’intervention, le reversement tombe alors que la trésorerie repose déjà sur des avances et sur un solde qui n’arrivera pas avant plusieurs mois.
Coût réel d’un bilan reconstitué après coup, opération annuelle de 240 000 € HT de coût total éligible
Poste de charge administrative
Montant HT
Reconstitution du tableau des dépenses, 11 jours de travail administratif
3 080 €
Ressaisie des états de temps passé de 9 salariés sur 12 mois
1 440 €
Appui externe sur la note de méthode des clés, 4 jours à 650 €
2 600 €
Correction sur pièces manquantes, 3,5 % de 144 000 € de part européenne
5 040 €
Total supporté par la structure
12 160 €
Ce total ne comprend ni le temps de direction passé en réunion de cadrage, ni le décalage de trésorerie provoqué par la suspension du solde. Il ne comprend pas non plus le second compte rendu financier, celui du département, qui réclame le même exercice avec un découpage différent et une autre période de référence.
Ligne de total, double filet, pièces agrafées : la convention du grand livre
Article 10 de la loi 2000-321 et décret 2001-495 : au-delà de 23 000 € de subvention annuelle, la convention impose un compte rendu financier. Le règlement ANC 2018-06 y ajoute les fonds dédiés et les contributions volontaires en nature.
La méthode Cleventia
De l’écriture comptable à la pièce opposable, en quatre temps
Aucune migration, aucun changement de cabinet, aucun nouveau logiciel de paie. Cleventia se pose au-dessus de ce que vous produisez déjà et le transforme en preuve datée.
Vous déclarez vos opérations et vos financeurs
Chaque opération reçoit sa période d’éligibilité, son plan de financement, ses postes de dépenses et la liste de ses cofinanceurs. Le personnel affecté est rattaché à l’opération, avec sa quotité prévisionnelle et son contrat de travail.
Exemple : opération 2026, période du 1er janvier au 31 décembre, coût total éligible 240 000 €, part FSE+ 60 % soit 144 000 €, département 15 %, région 10 %, fonds propres 15 %.
Vous importez le fichier des écritures et les journaux de paie
Le fichier des écritures comptables et les journaux de paie mensuels sont chargés tels quels. Le moteur affecte les écritures aux opérations selon vos règles, et signale toute ligne qui reste inaffectée ou qui sort de la période d’éligibilité.
Les règles d’affectation d’un exercice sont reprises automatiquement sur le suivant. Le journal des modifications conserve qui a changé quoi, et à quelle date.
Vos salariés signent leur état de temps passé chaque mois
Chaque salarié affecté reçoit un lien personnel, vérifie la répartition de son temps entre les opérations, la corrige si nécessaire et signe électroniquement. Le responsable hiérarchique contresigne. L’état part à l’archivage horodaté.
Un état signé le 5 du mois suivant vaut pièce justificative du temps déclaré. Il s’exporte tel quel, au format attendu par le service instructeur, sans remise en forme.
Le dossier de bilan se constitue au fil des mois
Le tableau des dépenses se numérote en continu, chaque ligne pointant vers sa pièce. Les clés de répartition alimentent une note de méthode datée. Le reste à justifier et les fonds dédiés se calculent à chaque clôture mensuelle.
Au moment du bilan, il ne reste plus à produire : le dossier de contrôle de service fait, le Cerfa 15059 et les gabarits des autres financeurs sortent en un seul export.
Le détail des fonctions
Ce que le logiciel tient à votre place, ligne par ligne
Six modules, tous alimentés par la même base analytique. Rien n’est ressaisi deux fois, rien ne se calcule dans un tableur séparé.
Import comptable et paie, sans migration
Le fichier des écritures comptables et les journaux de paie se chargent chaque mois, quel que soit votre logiciel de comptabilité et votre cabinet. Les règles d’affectation apprises sur un exercice se reprennent automatiquement sur le suivant.
Formats FEC, tableur et export de paie standard
États de temps passé signés électroniquement
Chaque salarié affecté valide son état mensuel par opération depuis un lien personnel, sans compte à créer ni mot de passe à retenir. La signature est horodatée, contresignée par le responsable, puis archivée et exportable telle quelle.
Relance automatique au 3 du mois suivant
Moteur de clés de répartition et note de méthode
Les charges indirectes et les salaires mixtes se ventilent selon des clés que vous choisissez : temps réel, effectifs, surface, budget. Le logiciel génère la note de méthode datée qui rend la clé opposable en contrôle.
Comparaison avec le forfait de 15 % et celui de 40 %
Tableau des dépenses prêt pour le contrôle
Numérotation continue, rattachement pièce à pièce, contrôle des dates d’acquittement et de la période d’éligibilité. Toute dépense inaffectée, hors période ou dépourvue de justificatif remonte en tête de liste, avec son motif.
Export tableur et liasse indexée par numéro de ligne
Reste à justifier et fonds dédiés
Pour chaque financement, le logiciel suit le montant consommé, le reste à justifier et le solde non employé à la clôture. Il propose l’écriture de fonds dédiés aux comptes 194 et 195, puis suit les reprises exercice après exercice.
Règlement ANC 2018-06, annexe des fonds dédiés
Générateur multi formats des justifications
Le même jeu de données produit le dossier de contrôle de service fait, le Cerfa 15059 de compte rendu financier, les gabarits de vos financeurs récurrents et l’annexe des contributions volontaires en nature.
Préparation du dépôt sur Ma Démarche FSE+ et Le Compte Asso
Résultats mesurés au bilan
Ce que vous gagnez au moment du bilan
Le logiciel ne fera pas payer vos financeurs plus vite, personne ne le peut. Il fait en sorte que le retard ne vienne jamais de votre dossier.
9jours ouvrés pour préparer un bilan d’opération annuelle, contre quatre à cinq semaines de reconstitution.
100%des lignes déclarées portent un numéro continu et un lien direct vers leur pièce justificative.
12mois d’états de temps passé signés et horodatés, disponibles sans relancer personne.
6formats de restitution produits depuis la même base analytique, sans ressaisie.
La correction financière perd son terrain
Une dépense écartée l’est presque toujours pour une raison de forme : pièce absente, clé non documentée, date d’acquittement hors période. Ces trois motifs sont contrôlés au moment de l’import, pas dix-huit mois après.
Un seul plan analytique pour tous vos financeurs
Le département demande un découpage par action, la région un découpage par territoire, le FSE+ un découpage par poste du plan de financement. Vous saisissez une fois, le logiciel recompose chaque vue.
La trésorerie cesse d’avancer à l’aveugle
À chaque clôture mensuelle, vous voyez le montant consommé, le reste à justifier et le solde qui basculera en fonds dédiés. Vos prévisions de trésorerie s’appuient sur des chiffres tenus, pas sur une estimation de fin d’exercice.
Le commissaire aux comptes trouve ce qu’il cherche
Fonds dédiés, contributions volontaires en nature, subventions d’investissement : l’annexe se prépare avec les mêmes données que le bilan d’opération. Un accès en lecture suffit à votre expert-comptable pour instruire ses questions.
Retours de structures utilisatrices
Des dossiers passés en contrôle, des services instructeurs qui valident
Trois structures, trois configurations de financement, la même exigence de pièces. Les propos sont rapportés avec l’accord des personnes citées.
« Notre bilan 2024 est parti avec 318 lignes numérotées et 318 pièces rattachées. Le service instructeur a accusé réception sans demande de pièce complémentaire, ce qui ne nous était jamais arrivé. Nous avons économisé quatre jours de consultant sur la seule note de méthode. »
Sandrine Vasseur
Directrice administrative et financière, atelier et chantier d’insertion, Abbeville (Somme)
« Nous cumulons le FSE+, l’aide au poste, deux conventions départementales et une subvention communale. Avant, chaque compte rendu financier repartait d’un tableur différent. Aujourd’hui, la ventilation est faite une fois et les quatre restitutions sortent du même écran. »
Karim Belhadj
Responsable administratif et financier, entreprise d’insertion, Saint-Étienne (Loire)
« Les états de temps passé signés étaient notre point faible : nous les rattrapions en fin d’année, de mémoire. Le lien mensuel a réglé la question. Sur onze salariés affectés, nous sommes à douze mois d’états signés dans les cinq jours. »
Anne-Laure Guéret
Directrice de mission locale, Quimper (Finistère)
« Je révise une quinzaine d’associations d’insertion. Sur celles qui utilisent Cleventia, je récupère le tableau de ventilation, la note de méthode et le détail des fonds dédiés des comptes 194 et 195 en un seul envoi. Le temps de revue analytique a été divisé par deux, et mes demandes de justificatifs complémentaires ont pratiquement disparu. »
Hervé Lantoine, expert-comptable, cabinet spécialisé dans l’économie sociale, Nantes (Loire-Atlantique)
Structures conventionnées de l’insertion par l’activité économique
Missions locales et PLIE
Ensembliers et groupes associatifs
Associations intermédiaires et entreprises de travail temporaire d’insertion
Abonnement mensuel, sans engagement de durée
Formules selon la taille de la structure
Le tarif suit le nombre de salariés permanents, pas le montant de vos subventions. Une structure qui décroche un cofinancement supplémentaire ne paie pas plus cher.
Opération
Structure d’insertion de 3 à 10 salariés permanents portant une à deux opérations cofinancées.
79 €euros HT par mois
Deux opérations suivies en parallèle, avec leurs financeurs et leurs périodes d’éligibilité
Import mensuel du fichier des écritures comptables et du journal de paie, sans changer de logiciel ni de cabinet
États de temps passé signés électroniquement par lien personnel pour dix salariés affectés
Moteur de clés de répartition des charges indirectes avec note de méthode datée
Tableau des dépenses numéroté et rattaché pièce à pièce, prêt pour le contrôle de service fait
Suivi du reste à justifier par financeur et alerte sur toute dépense inaffectée
Export du Cerfa 15059 et de l’annexe des contributions volontaires en nature
Prix en euros hors taxes, par mois et par structure, facturation mensuelle par défaut. La facturation annuelle sur convention est possible pour les structures dont la comptabilité publique l’exige, ainsi que pour les têtes de réseau qui règlent pour le compte de leurs adhérents. La reprise de l’historique du dernier exercice clos est comprise dans la mise en route, quelle que soit la formule. Aucun paiement en ligne : la souscription passe par une conversation, puis par une convention écrite.
Questions posées en journée technique
Questions de gestionnaires, réponses de gestion
Non, et c’est un choix de conception. Cleventia ne tient pas votre comptabilité générale : il lit le fichier des écritures comptables que votre logiciel produit déjà, ainsi que vos journaux de paie mensuels. Votre expert-comptable garde ses habitudes et peut recevoir un accès en lecture pour consulter la ventilation analytique et les fonds dédiés.
Formats acceptés : FEC, exports tableur, journaux de paie standard
L’état généré comporte les mentions attendues par les services instructeurs : identité du salarié, opération concernée, mois de référence, répartition du temps entre les activités, signature du salarié et du responsable hiérarchique, date de signature. La signature électronique est horodatée et l’état est archivé sans modification possible après validation.
Un état signé reste un état signé : nous ne prétendons pas qu’il empêchera toute question du service instructeur, mais il ferme le motif de rejet le plus fréquent, celui de la pièce absente ou reconstituée après coup.
Archivage horodaté conservé pendant toute la période de contrôle
Les options de coûts simplifiés ne dispensent pas de justifier la base de calcul. Cleventia gère les deux régimes : les coûts indirects forfaitaires calculés sur les coûts de personnel directs, et le forfait couvrant les autres coûts de l’opération. Dans les deux cas, les coûts de personnel directs restent à prouver, donc les états de temps passé restent nécessaires.
Avant chaque bilan, le logiciel calcule côte à côte le montant obtenu au réel et le montant obtenu au forfait, sur les mêmes écritures. Vous choisissez en connaissance de cause, avec l’écart chiffré sous les yeux.
Comparaison réel contre forfait, éditée et datée
Le dépôt reste votre geste, effectué depuis votre compte sur le portail. Cleventia prépare la liasse dans l’ordre attendu : tableau des dépenses numéroté, pièces indexées par numéro de ligne, note de méthode des clés, états de temps passé signés, tableau des ressources et attestations de cofinancement. Vous téléversez un ensemble déjà classé, sans avoir à renommer les fichiers un par un.
Liasse indexée, nommage conforme au numéro de ligne
À la clôture, le logiciel compare le financement notifié et la dépense justifiée sur la période. La fraction non employée est proposée en dotation aux fonds dédiés, au compte 194 pour les subventions de fonctionnement affectées et au compte 195 pour les ressources issues de la générosité du public affectées. L’écriture proposée est accompagnée du détail par financeur et par opération, dans le format attendu par l’annexe.
Les reprises sont suivies l’exercice suivant, au fur et à mesure de la dépense. Vous savez à tout moment quel solde reste engagé et depuis combien d’exercices.
Règlement ANC 2018-06, annexe des fonds dédiés
Le FSE+ est le financeur le plus exigeant, donc celui qui fixe le niveau de preuve. Une fois ce niveau atteint, les autres justifications se déduisent des mêmes données : Cerfa 15059 pour les subventions dépassant le seuil de 23 000 € fixé par le décret 2001-495, gabarits propres au département et à la région, annexe des contributions volontaires en nature, bilan qualitatif rattaché à la convention pluriannuelle d’objectifs.
Un plan analytique, plusieurs vues de restitution
Les pièces, les états signés et les journaux de modification sont conservés pendant toute la période de contrôle applicable à votre programmation, et restent accessibles après la clôture de l’opération. Vous pouvez à tout moment exporter l’intégralité du dossier d’une opération sous forme d’archive lisible sans le logiciel : tableaux au format tableur, pièces au format d’origine, index en clair.
Export complet, sans dépendance au logiciel
Vous récupérez l’archive complète de toutes vos opérations, sans frais et sans délai de rétention. C’est une condition posée dès les conditions générales d’utilisation : un dossier de justification qui deviendrait illisible en cas de résiliation serait un risque supplémentaire, pas un service. L’abonnement se résilie à la fin du mois en cours, sans engagement de durée.
Résiliation mensuelle, archive restituée au format ouvert
La Piste d’Audit, le magazine de Cleventia
Lire la règle avant d’avoir à la subir
Chaque article part d’une pièce réelle, convention attributive, état de temps passé, tableau des dépenses ou compte rendu financier, expose la règle qui s’applique, le calcul qu’elle produit et le geste à poser avant le bilan.
Le tableau des dépenses est la pièce que le service instructeur ouvre en premier. Comment le construire ligne à ligne depuis votre fichier des écritures comptables.
Ce que la loi impose exactement au bénéficiaire, ce qu’elle laisse à la convention, et ce que les structures croient à tort obligatoire dans un compte rendu financier.
Les corrections portent rarement sur des dépenses fictives, mais sur des dépenses réelles mal prouvées. Les fautes les plus fréquentes et ce qu’elles retirent au bilan.
8 minutes de lecture
Neuf articles publiés, du montage du tableau des dépenses au calendrier annuel des obligations d’une structure conventionnée.
Dites-nous quelle opération vous inquiète, quels financeurs y participent et à quelle date votre bilan est attendu. La démonstration se fait sur votre configuration, pas sur un jeu de données fictif.
