Comparatif
Cleventia ou le tableur de suivi analytique maison, que choisir
Presque toutes les structures d’insertion ont commencé par un tableur, et la plupart le tiennent honnêtement. La question n’est donc pas la rigueur de la personne qui le remplit, c’est ce que le fichier peut prouver dix-huit mois plus tard, devant un service instructeur qui demande la pièce derrière la ligne 187. Voici où passe la frontière, critère par critère, sans caricaturer l’outil que vous utilisez aujourd’hui.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Cleventia | le tableur de suivi analytique maison |
|---|---|---|
| Origine des montants | Import mensuel du fichier des écritures comptables et du journal de paie, sans ressaisie | Recopie manuelle depuis le grand livre, avec le risque d’écart entre les deux sources |
| Ventilation des salaires mixtes | Clé appliquée automatiquement, adossée à l’état de temps passé signé du mois | Pourcentage saisi à la main, rarement rapproché du temps réellement déclaré |
| État de temps passé | Lien personnel mensuel, signature du salarié, contresignature du responsable, horodatage | Modèle imprimé, signé quand on y pense, souvent rattrapé en fin d’exercice |
| Note de méthode des clés | Générée et datée à partir des clés réellement appliquées aux écritures | Rédigée après coup, parfois achetée à un intervenant extérieur avant le dépôt |
| Numérotation du tableau des dépenses | Continue, sans trou, chaque pièce nommée selon son numéro de ligne | Numérotation qui se casse à chaque insertion de ligne ou tri de colonne |
| Rattachement des pièces | Lien direct de la ligne vers son justificatif, liasse indexée à l’export | Dossier de fichiers à renommer un par un avant le téléversement |
| Détection des anomalies | Dépense inaffectée, hors période ou sans pièce remontée dès l’import, avec son motif | Anomalie découverte au moment du bilan, quand la correction est déjà possible |
| Fonds dédiés 194 et 195 | Calcul à la clôture, écriture proposée, suivi des reprises exercice après exercice | Calcul séparé, souvent repris par l’expert-comptable en fin de révision |
| Restitution multi financeurs | Une saisie, plusieurs vues : dossier de contrôle, Cerfa 15059, gabarits du département et de la région | Un onglet ou un fichier par financeur, avec un risque de divergence entre eux |
| Traçabilité des modifications | Journal opposable indiquant qui a changé quoi et à quelle date | Aucune trace, sauf à multiplier les copies de sauvegarde datées |
Le tableur ne ment pas, il oublie
Un fichier de suivi bien tenu donne les bons totaux. Le problème n’est pas là. Le problème est que le raisonnement qui a conduit à ces totaux reste dans la tête de la personne qui l’a construit : pourquoi cette prime est ventilée à 42 % et pas à 50 %, pourquoi la prime d’assurance de janvier est rattachée à l’opération pour sept douzièmes, pourquoi telle facture est sortie de la période. Quand cette personne change de poste, le fichier survit et le raisonnement disparaît.
Le contrôle de service fait porte précisément sur ce raisonnement. Le contrôleur ne conteste presque jamais la réalité de la dépense, il conteste la preuve du lien entre la dépense et l’opération. Un tableur stocke des chiffres, il ne stocke pas ce lien, sauf à créer à côté une note de méthode et un dossier de pièces que personne n’a le temps de tenir en parallèle.
Là où le fichier casse : la numérotation et les pièces
La casse la plus banale est mécanique. Vous insérez une ligne oubliée au milieu du tableau des dépenses, ou vous triez par date pour vérifier la période d’éligibilité, et la numérotation continue ne correspond plus aux noms des fichiers justificatifs. Sur un bilan de trois cents lignes, remettre en cohérence les numéros et les pièces prend une journée entière, et se refait à chaque correction demandée par le service instructeur.
Le second point de casse est le rapprochement avec la paie. Le tableur porte un montant de salaire ventilé, l’état de temps passé porte un pourcentage de temps, et le bulletin porte un brut chargé. Rien ne garantit que les trois disent la même chose, parce que rien ne les relie. C’est exactement l’écart que le contrôleur cherche quand il tire un salarié au hasard dans l’échantillon.
Ce que le passage change concrètement dans la semaine
Le premier effet visible n’est pas au bilan, il est le 3 du mois. Les salariés affectés reçoivent leur lien, signent leur état, et l’affaire est close en quelques minutes chacun. Le second effet est à l’import : les lignes inaffectées et les dépenses hors période remontent en tête de liste avec leur motif, alors qu’elles seraient restées invisibles dans un onglet jusqu’au printemps suivant.
Le troisième effet se voit au moment du dépôt sur Ma Démarche FSE+. La liasse sort déjà classée, tableau des dépenses numéroté, pièces indexées par numéro de ligne, note de méthode, états signés, tableau des ressources. Il ne reste plus qu’à téléverser. La reprise de l’historique du dernier exercice clos est comprise dans la mise en route, ce qui évite de gérer une année en tableur et la suivante ailleurs.
Quand l’alternative reste le bon choix
Le tableur reste le bon choix si vous portez une seule opération, avec un seul financeur, sur un montant de subvention inférieur au seuil de 23 000 euros qui déclenche le compte rendu financier, sans salarié partagé entre plusieurs activités, donc sans clé de répartition à documenter. Il reste aussi préférable si la personne qui le tient est celle qui déposera le bilan et qu’elle restera en poste jusque là. Dans ce cas précis, un abonnement mensuel n’achète rien que vous n’ayez déjà.
Le verdict
La bascule ne se joue pas sur le volume de lignes mais sur le nombre de salariés partagés et le nombre de financeurs. Dès qu’il faut ventiler des salaires mixtes par clé et servir deux comptes rendus financiers avec des découpages différents, le tableur commence à coûter plus cher en jours administratifs et en corrections qu’un abonnement. En dessous de ce seuil, gardez votre fichier et documentez mieux vos clés.
Questions frequentes
- Peut-on garder le tableur en parallèle pendant une année de transition ?
- Oui, et beaucoup de structures le font sur le premier exercice, par prudence. Le risque est de laisser diverger les deux sources. Fixez dès le départ laquelle fait foi pour le dépôt, et servez-vous de l’autre uniquement pour un contrôle de cohérence des totaux. Au deuxième exercice, la double tenue n’apporte plus rien et coûte une demi-journée par mois.
- Nos anciens tableurs sont-ils récupérables ?
- La reprise de l’historique du dernier exercice clos est comprise dans la mise en route, quelle que soit la formule. Concrètement, les règles d’affectation sont reconstruites à partir de vos ventilations passées, puis appliquées au fichier des écritures de l’exercice concerné, ce qui permet de comparer les deux résultats ligne à ligne avant de basculer. Les exercices antérieurs restent consultables sous leur forme d’origine.
- Et si notre tableur est déjà relié à un export comptable ?
- C’est un vrai point d’avance, il supprime la ressaisie et l’écart entre grand livre et suivi. Il ne règle toutefois ni la signature des états de temps passé, ni la datation de la note de méthode, ni le rattachement pièce à pièce de la liasse. Ce sont ces trois éléments, et non l’import, qui décident du sort d’une dépense au contrôle de service fait.
Cleventia ou le tableur de suivi analytique maison, que choisir
La bascule ne se joue pas sur le volume de lignes mais sur le nombre de salariés partagés et le nombre de financeurs. Dès qu’il faut ventiler des salaires mixtes par clé et servir deux comptes rendus financiers avec des découpages différents, le tableur commence à coûter plus cher en jours administratifs et en corrections qu’un abonnement. En dessous de ce seuil, gardez votre fichier et documentez mieux vos clés.