Les 25 points à passer avant de déposer un bilan d’opération

Vous repartez avec vingt-cinq points de contrôle classés par famille, chacun formulé comme un geste à poser et non comme un principe à méditer.

1. Le cadre conventionnel de l’opération

• Vérifiez que la convention attributive signée et tous ses avenants sont au dossier, dans leur version datée
• Reportez la période d’éligibilité exacte et comparez-la aux dates d’acquittement extrêmes de votre tableau
• Contrôlez que les postes du plan de financement du bilan sont ceux de la convention, sans regroupement ajouté
• Listez chaque cofinanceur avec son montant notifié, son taux d’intervention et sa propre période de référence
• Notez les changements survenus en cours d’opération, de local, de responsable ou de périmètre, avec leur date

2. Le tableau des dépenses

• Renumérotez en continu après la dernière insertion de ligne, puis renommez les pièces selon ce numéro
• Filtrez les lignes sans opération rattachée et traitez-les avant toute autre vérification
• Contrôlez chaque date d’acquittement, et pas seulement la date de facture, contre la période d’éligibilité
• Repérez les dépenses déjà portées sur un autre financement et sortez-les pour éviter le double comptage
• Ouvrez au hasard dix pièces depuis leur numéro de ligne et vérifiez qu’elles portent bien le montant déclaré

3. Le personnel et les états de temps passé

• Rassemblez pour chaque salarié affecté le contrat de travail, ses avenants et les bulletins de la période
• Vérifiez que chaque mois déclaré dispose d’un état de temps passé signé par le salarié et contresigné
• Contrôlez les dates de signature : douze états signés le même jour appellent une explication écrite
• Rapprochez le pourcentage porté sur l’état de temps du montant de salaire ventilé dans le tableau
• Traitez les entrées et sorties en cours d’exercice au prorata, et documentez ce prorata dans la note de méthode

4. Les clés de répartition et la note de méthode

• Écrivez pour chaque clé sa base, temps réel, effectifs, surface ou budget, et la pièce qui la constate
• Datez la note de méthode et signalez tout changement de clé survenu en cours d’exercice, avec son motif
• Vérifiez que la même base sert à toutes les charges de même nature dans l’ensemble du bilan
• Calculez le montant obtenu au réel et au forfait sur les mêmes écritures, puis conservez le calcul daté
• Contrôlez que chaque ligne de charge indirecte du tableau cite la clé qui lui est applicable

5. Les ressources, les fonds dédiés et les autres financeurs

• Récapitulez les versements réellement reçus par financeur et rapprochez-les des montants notifiés
• Déclarez les recettes générées par l’opération et les contributions volontaires en nature valorisées
• Calculez le reste à justifier par financeur et vérifiez qu’aucun n’affiche un montant négatif
• Déterminez la fraction non consommée à porter aux comptes 194 et 195, avec son détail par opération
• Préparez le compte rendu financier des subventions dépassant 23 000 euros sur le formulaire Cerfa 15059