La liste a cocher avant de deposer un bilan d operation

À quarante-huit heures du dépôt sur Ma Démarche FSE+, la précision prime. Le service instructeur confronte vos pièces au plan de financement en vigueur, ligne à ligne, puis vérifie personnel, ressources et obligations non financières. Suivez exactement cet ordre.

Ce guide liste, pour structures d’insertion, missions locales et PLIE, chaque règle, l’exemple probant et la pièce à produire. Objectif: éviter les corrections, limiter les reversements et présenter une piste d’audit complète, lisible et opposable.

Le socle contractuel

Convention, avenants et plan de financement en vigueur

Rassemblez le cadre juridique effectif au jour du bilan: convention attributive signée, tous avenants signés avec leur date d’effet, et le plan de financement applicable. Ce plan, avenants compris, fixe les postes, leurs montants et le taux de cofinancement. N’appuyez jamais votre tableau des dépenses sur une demande initiale si un avenant a modifié la maquette.

Contrôle à opérer: la somme par poste du tableau des dépenses ne dépasse pas le plafond du plan en vigueur, et la clef de ventilation des coûts indirects respecte la note de méthode. Pour les subventions supérieures au seuil légal, vérifiez la présence d’une convention au sens de l’article 10 de la loi 2000-321 et de son décret d’application, disponible sur l’article 10 de la loi 2000-321 sur Legifrance.

Période de réalisation et période d’éligibilité vérifiées

La période de réalisation cadre le calendrier, la période d’éligibilité borne les faits générateurs des dépenses. Chaque charge retenue naît dans l’intervalle d’éligibilité et son acquittement intervient avant le dépôt, sauf charges à payer justifiées. En cas d’avenant prolongeant la période, ajustez temps passés et répartitions.

Pièces à cocher: convention et avenants signés, plan de financement à jour, rappel de la période d’éligibilité, et, si besoin, mentions sur les options de coûts simplifiés autorisées. Si vous avez choisi une option de coûts simplifiés, alignez-la avec le périmètre réel des dépenses directes et excluez les coûts couverts au forfait.

Les dépenses et leurs pièces

Numérotation continue et rattachement pièce à pièce

Le tableau des dépenses est numéroté en continu. À chaque numéro correspond un justificatif lisible: facture, pièce de paie, note d’honoraires, état de frais, contrat. Le fichier joint indique clairement le numéro, la nature, le fournisseur, la date du fait générateur et la date d’acquittement. Un libellé explicite évite les demandes.

Astuce opérationnelle: regroupez les pièces volumineuses par onglets numériques, en conservant une correspondance stricte numéro par numéro. En cas de ventilation d’une facture entre plusieurs opérations, ajoutez la clé de répartition et la méthode de calcul à la suite de la pièce.

Acquittement, période et régime de taxe sur la valeur ajoutée

Chaque dépense doit être acquittée, sauf écritures d’inventaire justifiées. Conservez la preuve de paiement: relevé bancaire ou attestation de règlement. Le fait générateur doit se situer dans la période d’éligibilité. Traitez la TVA selon votre régime: en cas de récupération partielle ou totale, calculez le montant éligible hors taxe pour la part récupérable; si la TVA est non récupérable, justifiez-le par votre situation fiscale.

Pour un pas-à-pas, appuyez-vous sur construire le tableau des dépenses FSE+, qui détaille la logique ligne par ligne attendue par le service instructeur.

Aucune dépense inaffectée restante

Traquez les dépenses inaffectées. Votre comptabilité analytique doit montrer l’imputation de chaque écriture à l’opération. Les charges mixtes sont ventilées selon une clé documentée, stable et opposable. Les écritures orphelines, hors période ou sans pièce, appellent une correction qui réduit le montant appelé et peut retarder l’instruction.

• Repassez le grand livre analytique pour détecter toute écriture sans affectation d’opération.
• Vérifiez la concordance entre sous-total par compte et cumul des pièces jointes.
• Documentez les clés: base, période d’observation, constantes appliquées, exclusions.

Le personnel affecté

Lettres de mission pour les affectations totales

Pour chaque salarié affecté à 100 pour cent, une lettre de mission ou un avenant au contrat précise l’affectation à l’opération, la période et, le cas échéant, la quotité en équivalent temps plein. Cette pièce fonde l’éligibilité du salaire et des charges patronales associées. Conservez la fiche de poste pour établir le lien fonctionnel avec l’opération.

Contrôlez l’alignement entre période d’affectation et période d’éligibilité, l’absence d’écart entre bulletins de paie et montants imputés, et produisez une justification pour toute prime, indemnité ou régularisation imputée.

États de temps mensuels signés pour les affectations partielles

Dès qu’un poste est partagé, des états de temps passés mensuels sont exigés, signés par le salarié et son responsable. Ils indiquent les heures ou la quotité du mois consacrées à l’opération, et la clef de calcul si une ventilation par activité est retenue. Une seule signature manquante sur un mois peut remettre en cause la quote-part de l’année pour la personne concernée.

Reprenez toute l’année civile couverte par le bilan et vérifiez l’exhaustivité: un état par mois, daté et signé. Pour éviter les écueils récurrents, passez en revue les erreurs fréquentes sur les états de temps et ajustez vos modèles.

Bulletins de paie et preuve du versement

Pour chaque mois imputé: conservez le bulletin de paie, la preuve de versement du net et, pour les charges sociales, le justificatif de paiement aux organismes. La concordance entre les montants bruts et la part imputée doit être explicite. En cas de temps partiel annualisé, expliquez la méthode de proratisation et rattachez-la aux états de temps.

Exemple de contrôle: un encadrant technique à 50 pour cent sur 12 mois, avec état mensuel signé, paie versée, charges réglées. La clé de 50 pour cent s’applique au brut chargé, hors éléments explicitement exclus, et reste constante sauf justification documentée.

Les ressources et le plan de financement

Toutes les ressources affectées déclarées

Déclarez toutes les contributions financières affectées à l’opération: subventions État, département, région, commune, FSE+, autres cofinanceurs, recettes éventuelles, contributions privées. Joignez les notifications d’attribution et, si exigé, les conventions. Le montant appelé au titre du FSE+ respecte le taux de cofinancement conventionné et tient compte des autres ressources acquises.

Le service instructeur contrôle la compatibilité des ressources avec la maquette financière et l’absence d’écart non justifié entre prévu et réalisé. Si une ressource est inférieure au prévisionnel, attendez-vous à un recalcul du besoin de financement européen.

Absence de double financement d’une même dépense

Une même dépense ne peut pas être justifiée deux fois auprès de deux financeurs. Si vous avez produit un compte rendu financier Cerfa 15059 à un autre financeur avec la même charge, excluez le doublon ici ou répartissez la dépense selon une clé transparente et justifiée. Tenez un tableau de suivi croisant dépenses et financeurs, avec la colonne d’affectation principale et les ventilations admises.

En comptabilité, le suivi du reste à justifier et des excédents s’appuie sur les fonds dédiés, comptes 194 et 195, conformément au règlement ANC 2018-06. À la clôture, vérifiez les reprises correspondantes, la concordance avec le réalisé et l’information des écarts dans vos annexes.

Les obligations non financières

Publicité du cofinancement européen

Le Règlement (UE) 2021/1060 impose logos, mention du soutien de l’Union européenne et du FSE+, et visibilité sur supports, locaux et publications de l’opération. Conservez des preuves: photographies des affichages, copies d’écrans, brochures, fichiers sources. Prenez des photos datées avant dépôt pour figer la preuve au moment du bilan.

Vérifiez que les gabarits respectent l’identité visuelle en vigueur et que la mention du cofinancement est lisible. Une absence de publicité peut conduire à une correction financière proportionnée à la gravité du manquement.

Suivi des participants et données collectées

Pour les opérations avec participants, rassemblez fichiers de suivi, feuilles de présence, preuves d’entrée et de sortie, et, le cas échéant, attestations d’employeurs. Informez les personnes des traitements de données, conservez la preuve de l’information et limitez la collecte aux données nécessaires. Les recommandations du site de la CNIL rappellent ces principes et les bonnes pratiques d’archivage sécurisé.

Vérifiez la cohérence entre nombre de participants annoncés, indicateurs suivis et justificatifs. Toute incohérence entraîne des demandes de pièces complémentaires ou une réduction des coûts éligibles associés.

Conservation et archivage des pièces

Le même règlement européen encadre la conservation des justificatifs. La convention attributive précise la durée minimale. Organisez l’archivage: horodatage des signatures électroniques, classement par numéro de pièce, sauvegardes redondantes et accès restreint. Anticipez les contrôles a posteriori: votre piste d’audit doit rester complète et lisible sur toute la période.

Le dernier passage avant envoi

Les cinq totaux qui doivent tomber juste

Un contrôle global évite des allers-retours. Comparez les agrégats ci-dessous: ils doivent coïncider avec la convention en vigueur et le plan de financement à jour. En cas d’écart, justifiez-le par une note jointe ou rectifiez.

Contrôle	Attendu	Source de vérité
Total du tableau des dépenses	Égal à la somme des lignes	Grand livre et pièces numérotées
Total par poste	Inférieur ou égal au plafond du poste	Plan de financement en vigueur
Total des ressources	Égal ou supérieur au besoin, sans double compte	Notifications et relevé des recettes
Montant appelé FSE+	Conforme au taux de cofinancement	Convention et avenants
Montant conventionné	Respecté ou ajusté par avenant	Dernier acte contractuel

Le dossier tel que le lira un tiers

Faites relire par une personne qui ne connaît pas l’opération. Si elle suit une ligne de dépense de la pièce source au plan de financement, la piste d’audit est lisible. Sinon, ajoutez des notes de méthode: choix des clés de répartition, périmètre des options de coûts simplifiés, explication des écarts significatifs.

Générez en un seul lot le tableau des dépenses, la note de méthode, les états de temps signés et les annexes, avec le dossier de contrôle de service fait dans Cleventia, prêt pour le dépôt sur Ma Démarche FSE+ et pour les autres financeurs, dont le Cerfa 15059 si requis.

Synthèse et suite

Avant de déposer votre bilan d’opération, alignez contrat, dépenses, personnel, ressources et obligations non financières, dans l’ordre de lecture du service instructeur. Documentez chaque clé de répartition, signez chaque état de temps et numérotez chaque pièce. Si un point coince, corrigez-le maintenant, preuve à l’appui.

Pour approfondir les exigences hors FSE+, relisez les obligations réelles du compte rendu financier. Une fois la checklist bouclée, votre dépôt sur Ma Démarche FSE+ sera solide et vos fonds dédiés, comptes 194 et 195, tomberont juste au bouclage.