Politique de confidentialité

1. Responsable de traitement

Le responsable du traitement des données collectées par le site cleventia.com est MLJ, société par actions simplifiée unipersonnelle au capital de 500,00 euros, immatriculée sous le SIREN 934 769 837, représentée par son directeur de la publication Jimenez Julien.

Pour toute question relative à cette politique, écrivez à jimenezjulien42@gmail.com. La demande est traitée sous un mois, conformément à l’article 12 du règlement général sur la protection des données.

2. Deux périmètres à ne pas confondre

Le traitement des données obéit à deux régimes différents selon leur origine, et il est important de les distinguer avant d’aller plus loin.

3. Données collectées par le formulaire de contact

Le formulaire de la page d’accueil collecte exactement les champs suivants, et aucun autre :

• nom et prénom de la personne qui écrit,
• adresse de courriel professionnelle,
• nom de la structure (association, entreprise d’insertion, mission locale, PLIE, ensemblier),
• objet de la demande (démonstration, accès anticipé, devis),
• formule envisagée parmi Opération, Conventionnement, Ensemblier, ou l’option indiquant que le choix n’est pas arrêté,
• le message libre décrivant la situation de la structure,
• la preuve du consentement donné par la case à cocher, avec sa date.

Aucun autre champ n’est collecté, aucune donnée n’est achetée à un tiers, aucune donnée n’est enrichie automatiquement à partir d’un annuaire d’entreprises ou d’un réseau social. Le champ de message étant libre, nous vous invitons à ne pas y écrire de donnée sensible, ni le nom d’un salarié en parcours, ni un numéro de sécurité sociale, ni un élément relatif à la santé d’une personne. Une demande de démonstration se décrit très bien avec le nombre d’opérations, le nombre de financeurs et l’effectif permanent.

4. Finalités et bases légales, point par point

Chaque finalité repose sur une base légale distincte, énoncée ci-dessous.

Répondre à votre demande

Traiter la demande de démonstration, d’accès ou de devis et échanger par courriel jusqu’à sa conclusion. Base légale : mesures précontractuelles prises à votre demande, article 6.1.b du règlement général sur la protection des données.

Préparer et exécuter la convention d’abonnement

Établir le devis, la convention et les factures, ouvrir les accès de la structure. Base légale : exécution du contrat, article 6.1.b.

Conserver la preuve des échanges commerciaux

Garder la trace écrite d’une proposition et de son acceptation ou de son refus. Base légale : intérêt légitime de MLJ à se ménager une preuve, article 6.1.f.

Respecter les obligations comptables et fiscales

Conserver les pièces liées à la facturation. Base légale : obligation légale, article 6.1.c, combinée à l’article L123-22 du code de commerce.

Assurer la sécurité du service

Journaux techniques du serveur permettant de détecter un abus ou une tentative d’intrusion. Base légale : intérêt légitime, article 6.1.f.

Aucune décision automatisée produisant des effets juridiques n’est prise à partir de ces données. Aucun profilage publicitaire n’est réalisé.

5. Données traitées dans le logiciel pour le compte des structures abonnées

Le métier de Cleventia impose de manipuler des données de personnes physiques : un état de temps passé mensuel porte le nom d’un salarié, sa fonction, son opération de rattachement, le nombre d’heures affectées et sa signature électronique. Un journal de paie importé porte les rémunérations brutes et les charges patronales par matricule.

Ces données sont traitées uniquement sur instruction de la structure abonnée, qui en demeure responsable. Le contrat de sous-traitance annexé à la convention prévoit :

• l’interdiction pour MLJ d’utiliser ces données à une autre fin que la production des justifications demandées,
• l’absence totale de revente, de mise à disposition d’un tiers et de réutilisation à des fins statistiques nominatives,
• la tenue d’un journal des accès et des modifications, lui-même opposable en contrôle,
• la restitution intégrale des données au format d’export et leur suppression des serveurs actifs dans les trente jours suivant la fin de l’abonnement, sauf demande écrite contraire de la structure,
• l’obligation de notifier la structure sans délai injustifié en cas de violation de données, afin qu’elle puisse elle-même notifier la Commission nationale de l’informatique et des libertés dans les soixante douze heures.

Une réserve importante : les pièces d’une opération cofinancée doivent être conservées par la structure pendant toute la période de contrôle prévue par la convention et par la réglementation applicable au programme. Cette obligation de conservation prime sur toute demande d’effacement portant sur une pièce justificative déjà produite à un financeur. Un état de temps passé signé et déjà déposé à l’appui d’un bilan ne peut pas être effacé à la demande d’un salarié : il constitue une pièce comptable et une pièce de contrôle.

6. Destinataires et sous-traitants

Les données du formulaire sont consultées par la seule personne qui répond aux demandes, Jimenez Julien, en sa qualité de dirigeant de MLJ. Aucun service commercial externe, aucun prestataire de prospection, aucune régie publicitaire n’y accède.

Deux sous-traitants techniques interviennent :

• Netlify, Inc., 512 2nd Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, États Unis, pour l’hébergement du site et la réception des soumissions du formulaire par le service Netlify Forms ;
• le fournisseur de messagerie électronique qui achemine et stocke les courriels de réponse.

Ces prestataires agissent sur instruction documentée de MLJ et n’exploitent pas les données pour leur propre compte.

7. Transferts hors Union européenne

La réception des messages du formulaire par Netlify implique un transfert de données vers les États Unis. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne le 4 juin 2021, complétées par les mesures techniques et organisationnelles décrites par le prestataire, notamment le chiffrement des échanges. Les données ainsi transférées se limitent aux champs du formulaire de contact.

Les données de gestion importées dans le logiciel par les structures abonnées, écritures comptables, journaux de paie et états de temps passé, sont hébergées sur des serveurs situés dans l’Union européenne et ne font l’objet d’aucun transfert hors de l’Espace économique européen.

8. Durées de conservation

Demande sans suite commerciale

24 mois à compter du dernier échange, puis suppression.

Demande ayant donné lieu à un devis non signé

3 ans à compter de l’envoi du devis, durée usuelle de prescription commerciale courte.

Données de compte d’une structure abonnée

Durée de l’abonnement, puis 30 jours de mise à disposition de l’export, puis suppression des serveurs actifs.

Données de gestion des opérations, restituées à la structure

Conservées par la structure elle-même pendant toute la période de contrôle de ses opérations, sous sa responsabilité.

Pièces comptables et factures de MLJ

10 ans à compter de la clôture de l’exercice, en application de l’article L123-22 du code de commerce.

Journaux techniques du serveur

12 mois au maximum.

9. Sécurité

Le site est servi intégralement en HTTPS. Les échanges avec le logiciel sont chiffrés en transit et les sauvegardes sont chiffrées au repos. Les accès sont nominatifs, avec un mot de passe propre à chaque utilisateur et une séparation des droits par structure, un rôle de lecture seule pouvant être ouvert à l’expert-comptable ou au commissaire aux comptes. Toute action sur une règle d’affectation ou sur une clé de répartition est horodatée et attribuée à son auteur, ce qui répond aussi bien à une exigence de sécurité qu’à une exigence de piste d’audit.

10. Cookies et mesure d’audience

Ce site n’utilise aucun cookie de mesure d’audience, aucun cookie publicitaire, aucun traceur tiers et aucun bouton de réseau social intégré. Aucun outil d’analyse statistique n’est chargé. Aucune donnée n’est transmise à une plateforme de publicité.

Par conséquent, aucun bandeau de consentement n’est nécessaire, en application de l’article 82 de la loi Informatique et Libertés et des lignes directrices de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. Les seules informations techniques traitées sont les journaux du serveur d’hébergement, indispensables à la sécurité et à la disponibilité.

11. Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité sur les données vous concernant, ainsi que du droit de définir des directives relatives à leur sort après votre décès.

Pour exercer ces droits, écrivez à jimenezjulien42@gmail.com en précisant l’objet de votre demande. Une réponse vous est adressée dans un délai d’un mois, prorogeable de deux mois en cas de demande complexe, avec information motivée dans ce cas. Si un doute raisonnable existe sur votre identité, une pièce justificative pourra vous être demandée, puis détruite après vérification.

Si vous êtes salarié d’une structure abonnée et que votre demande porte sur un état de temps passé ou sur une donnée de paie, adressez-vous d’abord à votre employeur : c’est lui le responsable de traitement. MLJ transmettra la demande sans délai et l’assistera dans sa réponse.

Vous pouvez enfin introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

12. Modification de la présente politique

Cette politique peut être mise à jour pour tenir compte d’une évolution du service, d’un changement de sous-traitant ou d’une évolution réglementaire. La date de dernière mise à jour figure ci-dessous. En cas de modification substantielle affectant les structures abonnées, l’information est adressée par courriel avant l’entrée en vigueur.

Dernière mise à jour : 3 septembre 2026. Éditeur : MLJ, SASU, SIREN 934 769 837.