Conditions générales d’utilisation

1. Objet

Les présentes conditions générales d’utilisation définissent les modalités d’accès et d’usage du logiciel Cleventia, édité par MLJ, SASU au capital de 500,00 euros, SIREN 934 769 837. Elles s’appliquent à toute personne accédant au service, que ce soit au titre d’un abonnement en cours, d’un accès de démonstration ou d’un accès en lecture ouvert à un tiers de confiance.

Elles forment, avec la convention d’abonnement signée entre MLJ et la structure, l’intégralité de l’accord des parties. En cas de contradiction, la convention signée prévaut sur le présent document.

2. Définitions

Service

Le logiciel Cleventia accessible en ligne, ses exports et sa documentation.

Structure

La personne morale abonnée : association, entreprise d’insertion, association intermédiaire, entreprise de travail temporaire d’insertion, atelier ou chantier d’insertion, mission locale, PLIE, maison de l’emploi, ensemblier ou tête de réseau.

Utilisateur

La personne physique disposant d’un identifiant nominatif ouvert par la structure.

Opération

L’action cofinancée suivie dans le service, dotée d’un intitulé, d’une période d’éligibilité, d’un plan de financement et de ses financeurs.

Pièce

Tout document rattaché à une dépense ou à une ressource : facture, bulletin de paie, état de temps passé signé, note de méthode, convention, arrêté ou notification.

Signataire

Le salarié ou le responsable hiérarchique invité à valider un état de temps passé mensuel par un lien personnel.

3. Accès au service

Le service est accessible par un navigateur récent, sans installation locale. La structure doit disposer d’une connexion internet, d’un accès à son logiciel de comptabilité pour en extraire le fichier des écritures comptables et d’une adresse de courriel valide pour chaque utilisateur et chaque signataire.

L’ouverture d’un compte s’effectue après signature de la convention d’abonnement. Aucune souscription n’est possible directement en ligne : le service se contracte par écrit, ce qui permet notamment d’annexer le contrat de sous-traitance des données personnelles et de préciser le périmètre des opérations suivies.

4. Comptes et identifiants

Les identifiants sont strictement personnels. La structure désigne un administrateur qui crée, modifie et supprime les comptes de ses utilisateurs, et qui attribue les rôles : administration, saisie, lecture seule. Le rôle de lecture seule est prévu pour l’expert-comptable et le commissaire aux comptes, ainsi que pour toute personne appelée à consulter un dossier sans le modifier.

La structure est responsable de la confidentialité des identifiants de ses utilisateurs et des actions accomplies sous ceux-ci. Toute suspicion de compromission doit être signalée sans délai à jimenezjulien42@gmail.com afin de suspendre l’accès concerné.

Le service tient un journal des connexions et des modifications apportées aux règles d’affectation, aux clés de répartition et aux états de temps passé. Ce journal est consultable par l’administrateur de la structure et exportable : il constitue une part de la piste d’audit attendue en contrôle.

5. Description des fonctionnalités

Le service met à disposition, selon la formule souscrite :

• la déclaration des opérations, de leurs financeurs, de leurs périodes d’éligibilité et de leur plan de financement ;
• l’import du fichier des écritures comptables et des journaux de paie, sans changement de logiciel de comptabilité ni de cabinet, avec reprise des règles d’affectation d’un exercice sur l’autre ;
• la collecte des états de temps passé mensuels par salarié et par opération, validés par lien personnel, signés électroniquement, horodatés et archivés ;
• le moteur de clés de répartition des charges indirectes et des temps de travail, avec génération d’une note de méthode datée ;
• la comparaison chiffrée entre une justification au réel et une option de coûts simplifiés ;
• le tableau des dépenses numéroté et rattaché pièce à pièce, avec détection des dépenses inaffectées et des dépenses hors période d’éligibilité ;
• le suivi du reste à justifier par financeur, le calcul des fonds dédiés aux comptes 194 et 195 et le suivi de leurs reprises ;
• la génération des comptes rendus financiers dans les formats attendus, dont le Cerfa 15059 et l’annexe des contributions volontaires en nature ;
• pour la formule Ensemblier, la consolidation par structure, par opération et par financeur, ainsi que la diffusion d’un plan analytique de référence.

MLJ peut faire évoluer ces fonctionnalités pour suivre les évolutions réglementaires ou améliorer le service. Aucune évolution ne peut retirer une fonctionnalité essentielle à la formule souscrite sans information écrite préalable d’au moins deux mois.

6. Ce que le service ne fait pas

Cette section est aussi importante que la précédente et engage la lecture des suivantes.

7. Obligations de la structure et de ses utilisateurs

La structure s’engage à :

• fournir des données exactes et complètes, notamment un fichier des écritures comptables réellement issu de sa comptabilité et des journaux de paie non retouchés ;
• documenter ses clés de répartition et faire valider ses notes de méthode par la personne compétente en interne ;
• s’assurer que les états de temps passé sont validés par les salariés concernés et par leur responsable, sans validation par un tiers ;
• conserver, sous sa propre responsabilité, les pièces justificatives pendant toute la période de contrôle prévue par ses conventions ;
• ne pas tenter d’accéder au service par un moyen automatisé non prévu, ne pas contourner les limites de sa formule, ne pas revendre l’accès à un tiers.

Toute manipulation destinée à produire une justification ne correspondant pas à la réalité des dépenses engagées est contraire à l’objet même du service et entraîne la résiliation immédiate de l’abonnement, sans préjudice des suites légales.

8. Disponibilité et maintenance

MLJ met en œuvre les moyens nécessaires pour assurer une disponibilité continue du service. Les opérations de maintenance planifiée sont annoncées au moins soixante douze heures à l’avance par courriel et programmées en dehors des heures ouvrées, sauf urgence de sécurité.

Aucune période de maintenance planifiée n’est programmée entre le 1er et le 15 janvier, ni pendant les quinze jours qui précèdent une échéance de dépôt communiquée par la structure et enregistrée dans son échéancier.

Les exports restent disponibles dans tous les cas : la structure peut à tout moment récupérer ses tableaux, ses pièces et ses états de temps passé au format bureautique, ce qui garantit la continuité de sa gestion en cas d’interruption.

9. Tarifs et modalités de souscription

Les tarifs des trois formules, Opération à 79 euros hors taxes par mois, Conventionnement à 149 euros hors taxes par mois et Ensemblier à 299 euros hors taxes par mois, sont indiqués sur la page d’accueil. La taxe sur la valeur ajoutée s’applique au taux en vigueur.

La souscription s’effectue après échange, par le formulaire de contact ou par courriel, puis par convention écrite. Une facturation annuelle est possible sur convention, notamment pour une structure dont les circuits de paiement imposent un engagement budgétaire annuel. Aucun paiement n’est collecté sur ce site et aucun moyen de paiement n’y est enregistré.

Les tarifs peuvent être révisés une fois par an. Toute révision est notifiée par écrit au moins trois mois avant son entrée en vigueur et n’intervient jamais en cours d’exercice pour une structure ayant opté pour la facturation annuelle.

10. Durée, résiliation et réversibilité

L’abonnement est conclu pour une durée d’un mois, renouvelable par tacite reconduction, sauf stipulation annuelle expresse dans la convention. Il peut être résilié par la structure par simple courriel, avec effet à la fin du mois en cours, sans indemnité ni justification.

À la résiliation, la structure dispose de trente jours pour récupérer l’intégralité de ses données : tableaux des dépenses, notes de méthode, états de temps passé signés au format d’origine, journaux de modifications et pièces rattachées. Cet export est gratuit et complet. Les données sont ensuite supprimées des serveurs actifs.

MLJ peut résilier l’abonnement en cas de défaut de paiement persistant après relance écrite restée sans effet pendant trente jours, ou en cas de manquement grave aux obligations de l’article 7. Dans tous les cas, le délai de réversibilité de trente jours est respecté.

11. Données personnelles

Le traitement des données personnelles est décrit dans la politique de confidentialité. Pour les données de gestion importées par la structure, MLJ agit comme sous-traitant au sens de l’article 28 du règlement général sur la protection des données, dans le cadre du contrat annexé à la convention d’abonnement.

12. Propriété intellectuelle

Le logiciel, sa documentation, ses modèles de notes de méthode et ses gabarits d’export demeurent la propriété exclusive de MLJ. L’abonnement confère un droit d’usage personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée de l’abonnement et pour les seuls besoins de la structure.

Les données saisies et importées par la structure, ainsi que les documents produits à partir de celles-ci, demeurent sa propriété pleine et entière. MLJ ne revendique aucun droit sur les tableaux de dépenses, les notes de méthode et les comptes rendus financiers d’une structure abonnée.

13. Responsabilité et garanties

MLJ est tenue d’une obligation de moyens sur le fonctionnement du service. Sa responsabilité ne peut être engagée en cas d’inexactitude des données transmises par la structure, de décision d’un service instructeur, de correction financière prononcée par une autorité de gestion, de retard de versement d’un financeur ou d’évolution réglementaire postérieure à la production d’un document.

En tout état de cause, si la responsabilité de MLJ était retenue, la réparation serait limitée au montant des sommes effectivement versées par la structure au titre des douze derniers mois d’abonnement.

Le service s’adresse exclusivement à des personnes morales agissant dans le cadre de leur activité professionnelle. Les dispositions du code de la consommation relatives aux contrats conclus à distance avec un consommateur ne sont donc pas applicables.

14. Force majeure

Aucune des parties ne peut être tenue responsable d’un manquement résultant d’un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du code civil, notamment une interruption généralisée des réseaux de communication électronique ou une défaillance majeure de l’hébergeur. Si l’événement se prolonge au-delà de trente jours, chaque partie peut résilier par écrit sans indemnité.

15. Modification des conditions

MLJ peut modifier les présentes conditions pour tenir compte d’une évolution du service ou de la réglementation. Les structures abonnées en sont informées par courriel au moins un mois avant l’entrée en vigueur. À défaut d’acceptation, la structure peut résilier sans frais avant cette date.

16. Droit applicable et juridiction

Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de différend, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable dans un délai de trente jours à compter de la première réclamation écrite. À défaut d’accord, le litige relève de la compétence exclusive du tribunal de commerce de Paris.

Version en vigueur au 3 septembre 2026. Éditeur : MLJ, SASU, SIREN 934 769 837. Contact : jimenezjulien42@gmail.com.