Le point de départ : un bureau associatif, un vendredi de juin
Une association intermédiaire d’un département rural m’avait demandé de l’aide sur un sujet informatique tout à fait ordinaire, une sauvegarde qui ne se faisait plus. En attendant que la copie se termine, j’ai regardé la table de la responsable administrative. Trois classeurs à levier, un tableur imprimé de quarante pages annoté au crayon, une pile de bulletins de paie, et un carnet où figuraient, à la main, les pourcentages de temps de chaque salarié permanent sur l’opération cofinancée.
Le bilan d’exécution était attendu pour la fin du mois. Le contrôle de service fait porterait sur des dépenses engagées un an et demi plus tôt. Elle refaisait, ligne par ligne, ce que sa comptabilité avait déjà enregistré, mais dans un autre ordre, avec un autre découpage, et sans pouvoir prouver la logique du découpage. Elle m’a dit une phrase que je n’ai pas oubliée : « Je sais que mes chiffres sont justes. Je ne sais pas comment le démontrer. »
Ce vendredi-là, j’ai compris que le problème n’était pas comptable. La comptabilité était tenue, révisée, certifiée. Le problème était documentaire : il manquait, entre l’écriture et le contrôle, une couche qui garde la trace de l’affectation, de la clé et de la pièce, au moment où l’information existe encore.
Deux ans à écouter des responsables administratifs
J’ai passé les deux années suivantes à rencontrer des directrices et des directeurs administratifs et financiers de structures d’insertion par l’activité économique, des responsables de missions locales et des chargés de gestion de PLIE. Ateliers et chantiers d’insertion, entreprises d’insertion, associations intermédiaires, entreprises de travail temporaire d’insertion : les statuts changent, les difficultés de justification se ressemblent.
Trois constats sont revenus dans presque tous les entretiens. Le premier : personne ne conteste la légitimité du contrôle, tout le monde conteste le moment où on le prépare, c’est-à-dire trop tard. Le deuxième : l’état de temps passé est la pièce la plus réclamée et la moins bien tenue, parce qu’elle suppose de faire signer chaque mois des gens qui sont sur un chantier, pas devant un écran. Le troisième : chaque financeur additionnel multiplie le travail, alors qu’il s’agit toujours des mêmes dépenses vues sous un autre angle.
J’ai également écouté l’autre côté de la table. Des instructeurs, des agents de service gestionnaire, un contrôleur d’autorité de gestion. Leur message est constant et il est raisonnable : ils ne demandent pas la perfection, ils demandent la traçabilité. Une clé peu élégante mais écrite, datée et appliquée de façon constante passe mieux qu’une clé savante posée après coup.
Ce que je refusais de faire
Je ne voulais pas d’un logiciel de comptabilité de plus. Les structures ont déjà le leur, souvent imposé par leur cabinet ou par leur réseau, et changer d’outil comptable pendant une programmation européenne serait une décision absurde. Je ne voulais pas non plus d’un tableur amélioré, parce qu’un tableur ne conserve pas l’historique de qui a modifié quoi, et que c’est précisément cet historique qui rend une clé opposable.
Je ne voulais pas davantage promettre que les financeurs paieraient plus vite. Ce n’est pas vrai, ce ne sera pas vrai, et une structure qui bâtit son plan de trésorerie sur cette promesse se met en danger. Ce que l’on peut garantir, c’est que le retard ne viendra pas du dossier, et que la demande de pièce complémentaire, quand elle arrive, trouve la pièce disponible en quelques minutes.
La méthode retenue pour Cleventia
Cleventia se pose au-dessus de l’existant. Il lit le fichier des écritures comptables et les journaux de paie, il ne les remplace pas. Il ajoute ce qui manquait : une affectation analytique par opération et par poste du plan de financement, une clé de répartition écrite avec sa note de méthode, un état de temps passé signé chaque mois par le salarié et son responsable, et un tableau des dépenses numéroté en continu où chaque ligne pointe vers sa pièce.
Le reste découle de cette base. Le reste à justifier par financeur se calcule tout seul. Les fonds dédiés des comptes 194 et 195 se proposent à la clôture, avec le détail par opération exigé par le règlement ANC 2018-06. Le Cerfa 15059, les gabarits départementaux et régionaux, l’annexe des contributions volontaires en nature sortent du même jeu de données, sans ressaisie.
Trois convictions produit
Une pièce vaut mieux qu’un raisonnement
Devant un service instructeur, une explication orale ne pèse rien face à un document daté. Toutes les fonctions du logiciel sont donc jugées à un critère unique : produisent-elles une pièce que l’on peut poser sur la table, ou seulement un affichage à l’écran ?
La saisie doit tomber au bon moment
Demander à un encadrant technique de reconstituer douze mois de répartition en décembre, c’est demander une approximation. Lui demander de valider un état d’une page le 3 du mois suivant, sur son téléphone, entre deux chantiers, c’est demander un fait. La différence entre les deux, en contrôle, est celle qui sépare une dépense retenue d’une dépense écartée.
Vos données doivent rester lisibles sans nous
Un dossier de justification qui deviendrait inaccessible en cas de résiliation serait un risque de plus, pas un service. L’export complet, en formats ouverts, avec les pièces dans leur format d’origine et un index en clair, est disponible à tout moment et sans frais. Cela figure dans les conditions générales d’utilisation, ce n’est pas une faveur commerciale.
La pédagogie avant l’outil
Une partie de mon travail consiste à expliquer des règles de gestion à des gens qui n’ont pas eu le temps de les lire, parce qu’ils faisaient tourner un atelier. J’interviens volontiers en journée technique de fédération, de réseau ou de dispositif local d’accompagnement, sur la méthode plutôt que sur le logiciel : ce qu’est une clé de répartition défendable, ce que le règlement financier attend d’un état de temps passé, ce que change une option de coûts simplifiés, comment fonctionne une dotation aux fonds dédiés et sa reprise.
Les documents de méthode que je diffuse à cette occasion, dont un modèle d’état de temps passé et un simulateur de fonds dédiés, restent utilisables sans abonnement. Une structure qui repart avec la méthode et son tableur a déjà réduit son risque de correction, même si elle ne devient jamais cliente.
Les neuf articles que je signe dans La Piste d’Audit
Le magazine du site rassemble neuf articles, tous mis en ligne le 3 septembre 2026. Chacun part d’une pièce que vous avez déjà dans un classeur, convention attributive, état de temps passé, tableau des dépenses ou compte rendu financier, expose la règle qui s’y applique et va jusqu’au calcul qu’elle permet de défendre devant un service instructeur.
- Construire le tableau des dépenses d’un bilan FSE+ pas à pasGuide pratique, 8 minutes de lecture
- Justification d’une subvention : ce qu’un financeur peut exiger, et ce qu’il ne peut pasRéglementation, 8 minutes de lecture
- États de temps et clés de répartition : les erreurs qui coûtentErreurs à éviter, 8 minutes de lecture
- Coûts réels ou coûts simplifiés : trois voies de justificationComparatif, 8 minutes de lecture
- Bilan final d’un chantier d’insertion cofinancé par le FSE+Cas d’usage, 9 minutes de lecture
- La liste à cocher avant de déposer un bilan d’opérationChecklist, 7 minutes de lecture
- L’année administrative d’une structure d’insertion conventionnéeCalendrier, 8 minutes de lecture
- Ce que coûte vraiment la justification de vos financementsChiffrage, 8 minutes de lecture
- Justification des financements : ce qui change pour les SIAETendances, 8 minutes de lecture
Le sommaire complet de La Piste d’Audit reste accessible depuis la navigation du site, en haut de chaque page.
L’éditeur : MLJ
Cleventia est édité par MLJ, société par actions simplifiée unipersonnelle au capital de 500,00 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 934 769 837 depuis le 30 octobre 2024. J’en suis le fondateur, le dirigeant et le directeur de la publication de ce site.
MLJ conçoit et exploite des logiciels professionnels destinés à des métiers précis, avec un principe constant : le produit est vendu par la conversation, jamais par un tunnel de paiement automatique. Une structure qui découvre le logiciel doit pouvoir poser ses questions à la personne qui l’a écrit, et repartir avec une réponse chiffrée sur sa propre situation.
Écrire directement : jimenezjulien42@gmail.com. Réponse sous un jour ouvré, du lundi au vendredi. Si votre bilan est attendu dans moins de trois semaines, indiquez-le en première ligne, le dossier passe devant.
Page rédigée et signée par Jimenez Julien, mise à jour le 3 septembre 2026.