Bilan final d un chantier d insertion cofinance par le FSE+

Ce cas type suit un atelier chantier d’insertion de vingt-deux salariés permanents, qui clôt une opération de deux ans cofinancée par le Fonds social européen plus, l’État, le département et la commune. Objectif: montrer comment l’équipe a reconstitué les charges, justifié les temps de travail, écrit la note de méthode, et déposé le bilan sur Ma Démarche FSE+.

Nous décrivons le déroulé, les pièces produites, les arbitrages, et la réaction du service instructeur lors du contrôle de service fait. Références: Programme national FSE+ 2021-2027 et articles L. 5132-1 et suivants du code du travail sur l’insertion par l’activité économique, consultables via le site Légifrance.

La situation de départ, en janvier

Une opération de deux ans et quatre financeurs

L’atelier chantier d’insertion mène une action d’accompagnement renforcé sur vingt-quatre mois. Le cofinancement comprend le FSE+, l’État, le département et la commune; pour le FSE+, dépôt obligatoire dans Ma Démarche FSE+. Le calendrier prévoit un dépôt du bilan d’exécution couvrant toute la période et ses pièces, puis un échange contradictoire pouvant inclure une visite sur place par le service instructeur.

Le conventionnement IAE s’effectue avec l’État; l’aide au poste est suivie auprès de l’Agence de services et de paiement. Les autres subventions font l’objet d’un compte rendu financier selon le Cerfa 15059. Le périmètre du bilan articule ces exigences, sans double financement d’une même dépense, avec la traçabilité attendue pièce par pièce.

Une comptabilité tenue par un cabinet extérieur

La structure confie sa comptabilité à un cabinet, avec un plan analytique centré sur l’aide au poste, non remis à plat. Le grand livre ne distingue pas l’opération cofinancée des autres activités. Les journaux de paie sont disponibles, mais aucun processus d’états de temps mensuels signés n’a été mis en place pour les salariés partagés.

Dès janvier, l’équipe fixe le périmètre: vingt-quatre mois exacts, du premier au dernier jour, y compris les charges constatées en fin d’exercice. Les délais de réponse au service instructeur sont anticipés, avec un point de contact unique et une arborescence de pièces prête à partager.

Reconstituer les dépenses de vingt-quatre mois

Les deux exercices à raccorder

La première semaine est consacrée à l’extraction du grand livre des deux exercices couvrant la période. Objectif: reconstituer un fil continu, sans rupture à la clôture. Les charges directes clairement identifiées sont retenues d’emblée, sous réserve de leur éligibilité temporelle. Les écritures d’inventaire, notamment charges constatées d’avance et factures non parvenues, sont rapprochées des justificatifs pour éviter tout doublon.

Les écarts d’arrondis et écritures techniques sont exclus, faute de rattachement à une dépense réelle. Un tableau des dépenses provisoire se construit, avec numérotation continue et liens vers les pièces. Pour cadrer, l’équipe s’appuie sur le tableau des dépenses FSE+ pas à pas, puis ajuste selon les rubriques de l’appel à projets.

Les écritures qu’aucun analytique ne rattachait à l’opération

Le blocage principal concerne les charges de structure: loyers, télécoms, électricité, assurances, prestations de siège. Aucune clé de répartition n’a été conservée; les écritures n’étaient pas ventilées. L’équipe dresse la liste des postes éligibles, identifie les périodes et rassemble des pièces contemporaines: baux, contrats, factures détaillées.

Arbitrage: seules les charges indirectes ventilables par une clé objectivable et opposable sont retenues. Sont abandonnées les lignes sans pièce probante, par exemple des factures globales sans ventilation possible. Mieux vaut renoncer à 3 ou 4 pour cent que fragiliser le bilan en contrôle, surtout sans justificatif probant.

Le problème des états de temps de trois encadrants

Un encadrant à temps plein, deux encadrants partagés

Pour les trois encadrants, le premier est affecté à 100 pour cent sur l’opération, avec lettre de mission nominative et avenant RH daté. Son coût est retenu sur toute la période, sous réserve d’éligibilité temporelle. Les deux autres encadrants sont partagés entre l’opération et d’autres ateliers. Aucun état de temps mensuel signé par le salarié et le responsable n’a été reconstruit pendant l’action.

Les bulletins de salaire et plannings existent, insuffisants. Le service instructeur exigera des états de temps mensuels, cohérents avec la clé de ventilation des salaires mixtes. Cette absence expose à des corrections, voire à une minoration du montant retenu.

La solution retenue et son coût

La structure reconstitue des états de temps sur une partie de la période, à partir de pièces contemporaines: plannings signés, feuilles de route, convocations et comptes rendus d’ateliers. Chaque mois reconstitué est imprimé, signé par le salarié et visé par le responsable. À défaut de preuve, les heures correspondantes sont sorties du périmètre.

Conséquence: une fraction des salaires mixtes n’est pas déclarée au FSE+ pour sécuriser le bilan. Plutôt qu’une extrapolation non justifiée, cette approche évite un rejet plus large en contrôle. Pour la suite, l’équipe rappelle les exigences aux encadrants et s’appuie sur les erreurs fréquentes sur états de temps pour cadrer les pointages mensuels.

Écrire la note de méthode et ventiler les charges indirectes

Le choix de la clé et la pièce qui la prouve

La note de méthode formalise les choix. Pour les charges de structure, la clé retenue repose sur les heures travaillées sur l’opération, rapportées au total des heures travaillées dans la structure sur la période. Le dénominateur est justifié par l’addition des heures rémunérées extraites des journaux de paie, rapprochées des récapitulatifs RH. Le numérateur provient des états de temps mensuels signés, additionnés sur vingt-quatre mois.

La note précise l’exclusion de lignes non éligibles (pénalités, dons, charges hors période) et indique la source de chaque donnée. Une comparaison qualitative avec l’option de coûts simplifiés est consignée, mais l’équipe retient les coûts réels, mieux étayés par les pièces. La note est datée, signée par la direction et annexée au bilan.

Le retraitement des charges du siège

Pour objectiver la ventilation, un tableau récapitulatif est produit sur un trimestre type, puis étendu à la période complète. Exemple chiffré illustratif, cohérent avec le cas présenté:

Poste	Montant période	Base de clé	Pourcentage appliqué	Montant ventilé opération
Loyers ateliers	12 000 €	Heures travaillées	38 pour cent	4 560 €
Télécoms	2 400 €	Heures travaillées	38 pour cent	912 €
Assurances	3 000 €	Heures travaillées	38 pour cent	1 140 €

Les facturations de siège refacturées en interne suivent la même clé, justificatifs à l’appui. Les postes non éligibles sont exclus. Le tableau est aligné ligne à ligne avec le tableau des dépenses, numérotation continue, pour faciliter le contrôle de service fait.

Le dépôt, l’échange contradictoire et la visite sur place

Les pièces demandées en complément

Le dépôt est effectué sur Ma Démarche FSE+ avec: tableau des dépenses, pièces justificatives numérotées et horodatées, états de temps signés, note de méthode, compte rendu financier Cerfa 15059 pour les autres financeurs, et un récapitulatif des fonds dédiés selon le règlement ANC 2018-06. Le service instructeur accuse réception puis sollicite des compléments dans un délai précisé.

La liste complémentaire typique reçue dans ce cas:

• Relevés bancaires couvrant des paiements d’invoices échantillonnées.
• Extraits des journaux de paie sur trois mois cibles.
• Preuves des heures totales travaillées, pour vérifier la clé.
• Contrats ou bons de commande pour deux prestations externes.
• Photos ou supports attestant de la publicité du cofinancement européen dans les locaux.

Ce que le service instructeur a regardé en priorité

Lors de la visite sur place, l’équipe met à disposition les originaux et un accès aux factures numérisées. Le contrôleur vérifie par sondage le rattachement pièce à pièce, l’éligibilité temporelle et la cohérence entre montants déclarés et paiements effectifs. Il confronte la note de méthode aux bases disponibles, compare les états de temps aux plannings, puis inspecte la traçabilité de la ventilation des charges de siège.

Un point porte sur la visibilité du soutien de l’Union européenne (affiches, mentions). La structure produit les attestations requises. L’équipe s’était préparée avec la liste à cocher avant dépôt, ce qui a permis de répondre dans les temps aux demandes complémentaires.

Le résultat et les trois changements adoptés ensuite

Le montant retenu et l’écart avec le montant déclaré

À l’issue de l’échange contradictoire et de la visite, le service instructeur notifie le résultat du contrôle de service fait. Un écart est appliqué, principalement lié aux salaires mixtes sans états de temps complets et à la mise à l’écart de charges indirectes insuffisamment documentées. L’impact de trésorerie est absorbé en partie par des fonds dédiés, suivis en comptes 194 et 195 et repris selon le règlement ANC 2018-06.

La structure enregistre la correction, met à jour son reste à justifier vis-à-vis des autres financeurs et clôt la période sur le plan analytique. Elle prépare le dépôt des comptes rendus financiers restants et, si nécessaire, l’actualisation sur Le Compte Asso en cohérence avec le Cerfa 15059.

Ce que la structure a changé dès l’opération suivante

Trois décisions sont prises pour les opérations suivantes. Premièrement, validation mensuelle des états de temps passés, signés par chaque salarié concerné et visés par le responsable. Deuxièmement, affectation des écritures dès l’import des journaux, avec détection immédiate des dépenses inaffectées et des pièces manquantes. Troisièmement, rédaction de la note de méthode en démarrage d’opération, avec la clé de répartition et les pièces du dénominateur identifiées dès le premier mois.

Ces changements permettent le suivi du reste à justifier, l’anticipation des fonds dédiés à constater et une production rapide du dossier FSE+ en fin de période, sans promettre un calendrier de paiement qui relève des procédures du service instructeur.

Synthèse et mise en pratique

La réussite tient à trois leviers: pièces contemporaines pour sécuriser les salaires mixtes, note de méthode opposable pour les charges indirectes, et construction disciplinée du tableau des dépenses. Le contrôle de service fait s’appuie sur ces fondations pour accepter, corriger, puis notifier. Les corrections évitables tiennent surtout aux états de temps et aux clés insuffisamment prouvées.

En industrialisant ces réflexes dès le premier mois, vous réduisez les points de friction lors de l’instruction. Pour aller plus vite sans dégrader la preuve, centralisez plan analytique, états de temps signés, clés de ventilation et générateurs de comptes rendus financiers avec le plan analytique unique dans Cleventia, afin de produire à l’échéance un dossier FSE+ complet et opposable.